excel如何按照顏色篩選數據,怎么按照顏色進行排序

小編:嘉怡 514閱讀 2020.06.10

按顏色對數據進行排序和篩選是一種很好的辦法,它能簡化數據分析,幫助您的工作表的用戶一眼看出重點和數據趨勢。

光穿過色譜,在工作表上顯示出 6 種顏色

按顏色和圖標集對數據進行排序和篩選的概述

對數據進行排序和篩選以及按條件設置數據格式是數據分析必不可少的組成部分,它們還有助于您回答諸如下列問題:

本月誰銷售的服務價值超過了 50,000 美元?

哪些產品的年收入增長率超過了 10%?

大一新生班級中,哪些學生表現最好,哪些學生表現最差?

過去五年的收益匯總中有哪些例外?

員工的總體年齡分布是怎樣的?

對數據進行排序可以快速組織和找到所需的數據。對數據進行篩選可以只顯示一列或多列數據中符合您指定條件的行,同時隱藏您不希望顯示的行。按條件設置數據格式可幫助您直觀地瀏覽和分析數據、檢測關鍵問題及標識圖案和趨勢線。同時使用排序、篩選和按條件設置數據格式可以幫助您和使用您的電子表格的其他人基于數據做出更有效的決策。

無論是手動還是按條件設置的單元格格式,您都可以按格式(包括單元格顏色和字體顏色)對數據進行排序和篩選。

此圖顯示基于“類別”、“M/M Δ%”和“標記”列上的顏色或圖標進行篩選和排序。

具有單元格背景顏色和圖標集的條件格式

您也可以按通過條件格式創建的圖標集來進行排序和篩選。使用圖標集可對數據進行注釋和將數據分為三到五個類別,這些類別由閾值分隔。每個圖標代表一個值的范圍。例如,在以下圖標集表中,3 個箭頭的圖標集中向上的綠色箭頭代表更大值,旁邊的黃色箭頭代表中間值,向下的紅色箭頭代表更小值。

圖標集表
圖標集表

您可以:使用雙色階、三色階、數據條和圖標集來設置單元格的格式;設置包含特定文本、數字、日期或時間值、排名靠前或靠后的值、高于或低于平均值的值、唯一值或重復值的單元格的格式;更輕松地創建多種規則并管理規則。


在分析數據時有效地運用顏色

幾乎每個人都喜歡顏色。在任何文檔中有效地使用顏色均可以顯著提高文檔的吸引力和可讀性。在 Excel 報表中妥善使用顏色和圖標,將有助于用戶將注意力集中在關鍵信息上并直觀地理解結果,從而提高決策能力。妥善使用顏色,可以從一開始就令用戶產生積極的情緒感受。另一方面,顏色運用不當不僅會分散用戶的注意力,過度使用甚至會令他們感到疲勞。下列各部分提供了指南,幫助您妥善使用顏色,避免顏色的運用不當。

有關文檔主題的更多信息  利用 Excel,可以輕松創建一致的主題并添加自定義樣式和效果。通過運用采用了精彩配色方案的預定義文檔主題,可以讓你免于為顏色搭配而絞盡腦汁。通過應用文檔主題,可以輕松迅速地設置整個文檔的格式,使其具備專業、現代的外觀。文檔主題由一組格式選項構成,其中包括一組主題顏色、一組主題字體(包括標題和正文字體)以及一組主題效果(包括線條和填充效果)。


使用標準顏色和限制顏色的數目

當按顏色進行排序和篩選時,您可能會選擇自己喜歡的顏色,并且對結果也感到滿意。但是,需要考慮到一個關鍵問題,“用戶喜歡同樣的顏色嗎?他們看到的顏色與這些顏色一樣嗎?”您的計算機能夠以 24 位顏色模式顯示 16,777,216 種顏色。但是,大部分用戶僅能區分這些顏色中的一小部分。此外,不同計算機的顏色質量也可能不同。室內照明、紙張質量、屏幕和打印機分辨率以及瀏覽器設置等都有可能不同。高達 10% 的人在區分和識別某些顏色方面有困難。這些都是您可能無法控制的重要變量。

但是,您可以控制顏色選擇、顏色數目和工作表或單元格背景等變量。通過根據基本的調查做出合理的選擇,可以使顏色傳遞數據的正確信息和內涵。也可以使用圖標和圖例作為顏色的補充,以幫助確保用戶理解您要表達的意思。


考慮顏色對比度和背景

通常,您應該使用飽和度較高的顏色,如亮黃色、墨綠色或深紅色。確保背景與前景之間具有高對比度。例如,工作表背景為白色或灰色時,單元格就應該是其他顏色;單元格為白色或灰色時,字體就應該是另一種顏色。如果必須使用背景色或圖片,那么請盡可能使顏色或圖片的色度較淺,以免單元格或字體顏色不醒目。如果僅利用字體顏色,那么請考慮增大字號或將字體設為加粗。字體越大,用戶也就越容易看到或區分顏色。如有必要,請調整或刪除鑲邊、行或列,因為鑲邊顏色可能會干擾單元格或字體顏色。所有這些注意事項都旨在幫助所有用戶正確理解和解讀顏色的含義。

避免使用可能會降低視覺效果或讓觀看者混淆的顏色組合。您肯定不希望無意中創建令人難以辨別的圖片或幻覺效果。如果無法避免問題顏色(如紅色和綠色)放置在相鄰位置,請考慮使用單元格邊框將其區分開來。使用互補色或對比色可增強對比度,請避免使用相似的顏色。您最好能了解基本顏色盤和確定相似色、對比色和互補色的方法。

基本顏色盤

1. 相似色是指顏色盤中與另一種顏色相鄰的顏色(例如,紫色和橙色就是紅色的相似色)。

2. 與一種顏色相隔三種顏色的顏色就是它的對比色(例如,藍色和綠色就是紅色的對比色)。

3. 互補色是指顏色盤上彼此相反的顏色(例如,藍綠色是紅色的互補色)。

如果有時間,請測試您的顏色,您可以詢問其他同事的意見,并在不同的照明條件下、不同計算機屏幕上和打印機設置中進行測試。

提示: 如果要打印彩色的文檔,請認真檢查單元格顏色和單元格字體以確?勺x性。如果單元格顏色太暗,請考慮使用白色字體以提高可讀性。


選擇所需的最佳顏色

需要快速匯總? 請使用紅色、黃色、綠色或藍色,并使用灰色或白色背景。

根據訪問群體和預期目的為所選顏色分配含義。如有必要,請提供圖例以明確闡述每種顏色的含義。大多數人可以輕松地在同一個工作表中區分七種到十種顏色。人們最多可以區分多達 50 種顏色,但這需要經過專門的培訓,且不是本文討論的范圍。


10 種主要顏色

當按顏色對數據進行排序和篩選時,可以使用下表來幫助您決定選擇哪種顏色。這些顏色提供了最鮮明的對比度,通常,對于大多數人來說,這些顏色也是最容易區分的。

顏色選擇表

使用“開始”選項卡上的“字體”組中的“填充顏色”“字體顏色”按鈕,可以輕松地將這些顏色應用到單元格和字體。

標準顏色

使用能夠自然地傳達含義的顏色

當讀取財務數據時,數字為紅色(負值)或黑色(正值)。紅色傳達了人們所接受的約定俗成的某種含義。如果要突出顯示負值,則紅色是首選顏色。根據您所擁有的數據類型,您也許能夠使用特定顏色,因為它們可以向訪問群體傳達含義,或者這些顏色可能具有人們所接受的含義標準。例如:

對于表示溫度的數據,您可以使用暖色(紅色、黃色和橙色)來指示較高的溫度,使用冷色(綠色、藍色和紫色)來指示較低的溫度。
  
對于表示地形的數據,您可以使用藍色代表水,綠色代表植被,棕色代表沙漠和山脈,白色代表冰和雪。
  
對于表示交通和安全的數據,您可以使用紅色代表停止或中斷情況,橙色代表設備危險,黃色代表注意,綠色代表安全,藍色代表常規信息。
  
對于表示電阻器的數據,您可以使用標準顏色代碼:黑色、棕色、紅色、橙色、黃色、綠色、藍色、紫色、灰色和白色。


查看一些示例

假設你正在準備一組關于產品說明、定價和庫存水平的報表。下列各節闡明了關于此數據通常詢問的問題以及如何使用顏色和圖標集回答每個問題。


示例數據

該示例中使用了以下示例數據。

示例中使用的示例數據

若要將數據復制到空白工作簿,請執行下列操作:

如何將示例數據另存為 .xlsx 文件

啟動 Microsoft 記事本。
  
選擇示例文本,然后復制示例文本并將其粘貼到記事本中。
  
為文件命名并選擇擴展名,例如 Products.csv,然后保存文件。
  
退出記事本。
  
啟動 Excel。
  
打開使用記事本保存的文件。
  
將文件另存為 .xlsx 文件。


示例數據

Category,Product Name,Cost,Price,Markup,Reorder At,Amount,Quantity Per Unit,Reorder?Dried Fruit/Nuts,Almonds,$7.50,$10.00,"=(D2-C2)/C2",5,7,5 kg pkg.,"=IF(G2<=F2,""Yes"",""No"")"Canned Fruit,Apricot,$1.00,$1.20,"=(D3-C3)/C3",10,82,14.5 OZ,"=IF(G3<=F3,""Yes"",""No"")"Beverages,Beer,$10.50,$14.00,"=(D4-C4)/C4",15,11,24 - 12 oz bottles,"=IF(G4<=F4,""Yes"",""No"")"Jams/Preserves,Boysenberry,$18.75,$25.00,"=(D5-C5)/C5",25,28,12 - 8 oz jars,"=IF(G5<=F5,""Yes"",""No"")"Condiments,Cajun,$16.50,$22.00,"=(D6-C6)/C6",10,10,48 - 6 oz jars,"=IF(G6<=F6,""Yes"",""No"")"Baked Goods,Cake Mix,$10.50,$15.99,"=(D7-C7)/C7",10,23,4 boxes,"=IF(G7<=F7,""Yes"",""No"")"Canned Fruit,Cherry Pie Filling,$1.00,$2.00,"=(D8-C8)/C8",10,37,15.25 OZ,"=IF(G8<=F8,""Yes"",""No"")"Soups,Chicken Soup,$1.00,$1.95,"=(D9-C9)/C9",100,123,,"=IF(G9<=F9,""Yes"",""No"")"Baked Goods,Chocolate Mix,$6.90,$9.20,"=(D10-C10)/C10",5,18,10 boxes x 12 pieces,"=IF(G10<=F10,""Yes"",""No"")"Soups,Clam Chowder,$7.24,$9.65,"=(D11-C11)/C11",10,15,12 - 12 oz cans,"=IF(G11<=F11,""Yes"",""No"")"Beverages,Coffee,$34.50,$46.00,"=(D12-C12)/C12",25,56,16 - 500 g tins,"=IF(G12<=F12,""Yes"",""No"")"Canned Meat,Crab Meat,$13.80,$18.40,"=(D13-C13)/C13",30,23,24 - 4 oz tins,"=IF(G13<=F13,""Yes"",""No"")"Sauces,Curry Sauce,$30.00,$40.00,"=(D14-C14)/C14",10,15,12 - 12 oz jars,"=IF(G14<=F14,""Yes"",""No"")"Pasta,Gnocchi,$28.50,$38.00,"=(D15-C15)/C15",30,38,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G15<=F15,""Yes"",""No"")"Cereal,Granola,$2.00,$4.00,"=(D16-C16)/C16",20,49,,"=IF(G16<=F16,""Yes"",""No"")"Beverages,Green Tea,$2.00,$2.99,"=(D17-C17)/C17",100,145,20 bags per box,"=IF(G17<=F17,""Yes"",""No"")"Cereal,Hot Cereal,$3.00,$5.00,"=(D18-C18)/C18",50,68,,"=IF(G18<=F18,""Yes"",""No"")"Jams/Preserves,Marmalade,$60.75,$81.00,"=(D19-C19)/C19",10,13,30 gift boxes,"=IF(G19<=F19,""Yes"",""No"")"Dairy,Mozzarella,$26.10,$34.80,"=(D20-C20)/C20",10,82,24 - 200 g pkgs.,"=IF(G20<=F20,""Yes"",""No"")"Condiments,Mustard,$9.75,$13.00,"=(D21-C21)/C21",15,23,12 boxes,"=IF(G21<=F21,""Yes"",""No"")"Canned Fruit,Pears,$1.00,$1.30,"=(D22-C22)/C22",10,25,15.25 OZ,"=IF(G22<=F22,""Yes"",""No"")"Pasta, Ravioli,$14.63,$19.50,"=(D23-C23)/C23",20,27,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G23<=F23,""Yes"",""No"")"Canned Meat,Smoked Salmon,$2.00,$4.00,"=(D24-C24)/C24",30,35,5 oz,"=IF(G24<=F24,""Yes"",""No"")"Sauces,Tomato Sauce,$12.75,$17.00,"=(D25-C25)/C25",20,19,24 - 8 oz jars,"=IF(G25<=F25,""Yes"",""No"")"Dried Fruit/Nuts,Walnuts,$17.44,$23.25,"=(D26-C26)/C26",10,34,40 - 100 g pkgs.,"=IF(G26<=F26,""Yes"",""No"")"

產品包裝有哪些不同類型?


問題

要找出不同類型的產品容器,但是不存在“容器”列?梢允褂谩皢挝粩盗俊绷惺謩訛槊總單元格著色,然后按顏色進行排序。也可以添加圖例,向用戶闡明每種顏色的含義。

結果

不同類型的產品包裝問題的示例結果


解決方案

要根據上表中的配色方案手動為每個單元格著色,請單擊每個單元格,然后使用“開始”選項卡上“字體”組中的“填充顏色”按鈕應用每個顏色。

提示: 使用“開始”選項卡上“剪貼板”組中的“格式刷”按鈕,可快速將所選顏色應用到其他單元格。
  
單擊“單位數量”列中的一個單元格,在“開始”選項卡上的“編輯組”中,單擊“排序和篩選”,然后單擊“自定義排序”。
  
在“排序”對話框中,選擇“”下的“單位數量”,并選擇“排序依據”下的“單元格顏色”,然后單擊“復制條件”兩次。
  
在“順序”下的第一行中,選擇紅色,在第二行中選擇藍色,在第三行中選擇黃色。

如果單元格不包含這三種顏色中的任何一種,如顏色為白色的單元格,那么這些行將保留原來的樣子。

注意: 所列的顏色是列中的可用顏色。沒有默認顏色排序順序,并且無法使用自定義列表創建自定義排序順序。
  
以下表為指南,使用報表一側的單元格添加圖例。
  

圖例:

紅色

包裝和盒裝

藍色

金屬罐裝和聽裝

綠色

灌裝和瓶裝

白色

(不確定)

  

哪些產品需要立即重新排序?

問題

您希望快速生成需要立即重新排序的產品的報表,然后寄給員工。

結果

需要重新排序的產品的示例結果問題


解決方案

選擇單元格 I2:I26,然后在“開始”選項卡的“樣式”組中,單擊“條件格式”旁的箭頭,指向“突出顯示單元格規則”,然后單擊“等于”。
  
在第一個框中輸入“是”,然后從第二個框中選擇“淺紅填充色深紅色文本”。
  
右鍵單擊列中任一格式化的單元格,指向“篩選”,然后選擇“按所選單元格的顏色篩選”。

提示: 將鼠標懸停在列標題中的“篩選”按鈕上以查看列的篩選方式。
  

哪些產品的價格和成本最高,哪些最低?


問題

您希望最高的與最低的價格和成本集中在報表的頂部。

結果

產品價格和成本的示例結果問題


解決方案

對于單元格 C2:C26 和 D2:D26,請執行下列操作:
  
“開始”選項卡上的“樣式”組中,單擊“條件格式”旁邊的箭頭,指向“項目選取規則”,然后單擊“10 個最大的項”。
  
在第一個框中輸入“1”,然后從第二個框中選擇“黃填充色深黃色文本”。
  
“開始”選項卡上的“樣式”組中,單擊“條件格式”旁邊的箭頭,指向“項目選取規則”,然后單擊“10 個最小的項”。
  
在第一個框中輸入“1”,然后從第二個框中選擇“綠填充色深綠色文本”。
  
對“成本”和“價格”列執行以下操作:
  
右鍵單擊最小值,指向“排序”,然后選擇“按所選單元格的顏色排序”。
  
右鍵單擊最大值,指向“排序”,然后選擇“按所選單元格的顏色排序”。
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